Iedereen neemt jaarlijks deel aan één of meerdere conferenties in België of het buitenland. Ze zijn een ideale opportuniteit om jouw vakkennis bij te werken en je professioneel netwerk uit te breiden. Toch kunnen conferenties best frustrerend zijn door een opeenvolging van kleine, storende elementen.
#1 projectie werkt niet
De eerste keynote spreker beëindigt z’n presentatie en de tweede spreker komt op het podium. Hij of zij wil gebruikmaken van een eigen laptop, maar de projector weigert het beeld ervan weer te geven. De spreker poogt via meerdere toetscombinaties zijn presentatie correct weer te geven, maar na enkele minuten geklungel volgt de wanhopige hulpkreet door de microfoon: “Is er iemand in de zaal die kan helpen?”. Herkenbaar, toch?
Wat kan je doen?
- Test elke laptop die je wenst te gebruiken op voorhand. Sommige laptops beschikken niet over de juiste aansluiting of resolutie.
- Breng jouw presentaties altijd mee op een USB-stick. Die kan je op eender welk toestel ter plaatse inpluggen.
- Gebruik een centrale computer of laptop om te projecteren die bediend wordt door iemand van de organisatie.
#2 piepende microfoons
Een veel voorkomend probleem op conferenties: microfoons die fluiten omdat je te dicht tegen een luidspreker staat of omdat je te stil spreekt. Sprekers zijn al eens nonchalant en vergeten dat ze recht in de microfoon moeten spreken. Wanneer je steeds zijdelings spreekt of de microfoonhoogte niet aanpast aan jouw lichaamslengte dan kan de zaal jou niet verstaan. Iemand van de organisatie probeert dan vergeefs het geluidsniveau te verhogen met een akelige pieptoon als resultaat. Uit onderzoek van de University of Salford (Engeland) blijkt dat feedback van een microfoon in een luidspreker het tweede meest ergerlijke geluid ter wereld is.
Wat kan je doen?
- Gebruik een headset microfoon: die volgt jouw mond ongeacht je kijkrichting en lichaamslengte.
- Test op voorhand hoever je in de zaal kan wandelen of hoe dichtbij een luidspreker je kan komen zonder feedback.
- Laat tijdens een sprekerswissel telkens een technicus of iemand van de organisatie op het podium de hoogte van het microfoonstatief aanpassen aan de lichaamslengte van de nieuwe spreker.
#3 vreselijke powerpoints
Ondanks talloze online cursussen, blogposts en geweldige voorbeelden op YouTube blijft iedereen zondigen tegen het eenvoudige principe: less is more! Stop met kleine lettertjes op slides, gebruik geen flitsende, irritante overgangen en ban die ouderwetse WordArt-afbeeldingen! Powerpoint blijft een onmiskenbare tool tijdens conferenties, maar dient om de kern weer te geven. Prop jouw volledige tekst niet op de slide, daardoor verslapt de aandacht van het publiek.
Wat kan je doen?
- Vertel jouw verhaal uitsluitend met beelden of kernbegrippen.
- Probeer en time jouw presentatie op voorhand. Oefening baart kunst!
#4 timing wordt nooit gerespecteerd
Time is money en niemand houdt van lezingen die uitlopen. Op tijd starten gebeurt al evenmin. Niet alleen het tijdschema van de organisatie wordt ondermijnd, maar ook jouw persoonlijke planning. Koffie- en lunchpauzes worden ingekort ten behoeve van het globale tijdschema. Tijd om uitgebreid te netwerken, een belangrijk telefoontje te plegen of even te ontspannen gaat daardoor verloren.
Wat kan je doen?
- Wees consequent en start op tijd! Voorzie enkele zaalwachters die laatkomers begeleiden naar een zitplaats.
- Plaats een beeldscherm met een timer op het podium dat enkel zichtbaar is voor de spreker. Op dit scherm kan je vanuit de regie ook een gepersonaliseerde boodschap tonen.
- Werk met een podiummeester of presentator/presentatrice die de touwtjes strak in handen houdt en toeziet op de timing.
#5 slechte programmatie
Een klassiek probleem bij conferenties: na de keynote presentatie worden parallelle sessies georganiseerd die je allemaal zou willen bijwonen. Tijdens het volgende tijdslot is er dan weer geen enkele sessie die jou interesseert.
Wat kan je doen?
- Maak een video-opname van elke sessie die je achteraf beschikbaar stelt voor alle deelnemers. Als je enkel slides online plaatst, mis je de duiding en nuancering van het verhaal.
- Herhaal sessies in een volgend tijdslot zodat elke deelnemer ze kan bijwonen.
Zijn de bovenstaande frustraties herkenbaar? Waar stoor jij je aan tijdens een conferentie?