Je hebt beslist om een eventvideo te laten maken door een externe leverancier en hebt reeds meerdere offertes ontvangen. Let erop dat je geen appels met peren vergelijkt. Geen van deze offertes zal opgemaakt zijn volgens een vast stramien. Transparantie en een snelle reactie van de kandidaat-leveranciers geven alvast een goede indruk!
Meestal zijn werkuren van een cameraman of videocrew uitgedrukt in (halve) dagdelen. Ga na hoelang een (half) dagdeel duurt. In de sector is een werkdag van 10 uur gangbaar, een halve dag is 5 uur. Deze indicaties zijn wel inclusief verplaatsingstijd. Afhankelijk van de locatie kan dit in jouw voordeel spelen. Ook het aantal crewleden is bepalend voor de prijs. Voorziet de leverancier enkel een cameraman of wordt hij geassisteerd door een klankman/interviewer/regisseur? Hoe groter de crew, hoe duurder de prijs. Volgen de gebeurtenissen elkaar snel op waardoor de cameraman van hot naar her zal rennen en snel sprekers moet strikken? Dan is een extra crewlid aangewezen! Die persoon kan alvast de spreker(s) opzoeken en briefen terwijl de cameraman zijn laatste shot draait.
De externe leverancier zal in zijn offerte een cameratype specifiëren: XDcam, DSLR, HDcam, etc. Een XDcam of HDcam kan je vergelijken met het beeld zoals op televisie (reportage). Een mooi, helder beeld. Een DSLR (digital single-lens reflex camera, ook wel een spiegelreflex camera) geeft een filmische look omwille van zijn scherpte-diepteverhouding. Beide systemen hebben hun voor- en nadelen. In het geval van een eventvideo maakt het niet zo heel veel uit voor welk cameratype je opteert.
Belangrijk element is de montage: wordt er kleur- en audiocorrectie toegepast, zijn er titelbalken (SVO of schriftvormers) inbegrepen, hoeveel correctierondes zijn er voorzien (m.a.w. hoeveel keer mag je als opdrachtgever feedback geven), is de muziek rechtenvrij, …? Deze opties zullen mee de kostprijs bepalen, maar kunnen je film opwaarderen. Aanvankelijk zal je zoeken naar het laagste tarief. Maar eenmaal van start wil je dat je video er optimaal uitziet. Kijk dus verder dan de prijs.
Tot slot is het cruciaal na te gaan of de video jouw volle eigendom wordt! Laat de externe leverancier in zijn offerte aangeven dat de video (inclusief muziekrechten) na oplevering van jou is. De leverancier kan evenwel het recht bewaren om de video in zijn portfolio te gebruiken en beelden te hergebruiken in het kader van een andere opdracht en/of demoreel. Laat je niet in de val lokken door een maandelijkse bijdrage te betalen voor de streaming van jouw video op een centraal videoplatform. YouTube en Vimeo zijn wereldwijd aanvaarde videoplatformen en zijn bovendien gratis!